Steuern, Fristen und Pflichten für Selbstständige.

Gesetzlich vorgeschrieben ist es nur für Kapitalgesellschaften (GmbH, UG). Praktisch führt aber kaum ein Weg daran vorbei: Viele Banken untersagen in ihren AGB die gewerbliche Nutzung des Privatkontos, und die saubere Trennung von privaten und geschäftlichen Zahlungen erleichtert Buchhaltung und Betriebsprüfung erheblich. Welche Anbieter sich lohnen, zeigt unser Geschäftskonto-Vergleich.

Die Spanne reicht von 0 € (Basistarife von Fintechs, oft mit begrenzten Buchungen) bis über 30 €/Monat bei Filialbanken. Entscheidend sind neben der Grundgebühr die Kosten pro Buchung, für Bargeld und für Unterkonten. Für Gründer rechnet sich meist ein kostenloses Geschäftskonto zum Start.

Guthaben bei Banken mit deutscher oder EU-Lizenz sind über die gesetzliche Einlagensicherung bis 100.000 € pro Kunde und Bank geschützt. Bei Fintechs lohnt der Blick, welche Partnerbank dahintersteht und wo diese lizenziert ist; Aufsichtsbehörde in Deutschland ist die BaFin. Welche Anbieter eine eigene Banklizenz haben und welche über eine Partnerbank arbeiten, steht im Geschäftskonto-Vergleich.

Mobile Kartenlesegeräte (z. B. SumUp, myPOS, Zettle) funktionieren ohne Grundgebühr und ohne Vertragsbindung, bezahlt wird pro Transaktion (typisch unter 2 %). Für Gastronomie und Handel vergleichen wir die Anbieter im Kartenzahlungs-Vergleich.

Grundsätzlich Einkommensteuer auf den Gewinn und in der Regel Umsatzsteuer auf die Umsätze. Gewerbetreibende zahlen zusätzlich Gewerbesteuer (mit Freibetrag für Einzelunternehmer und Personengesellschaften); Freiberufler sind davon befreit. Die Abgabe läuft elektronisch über ELSTER; verbindliche Informationen veröffentlicht das Bundesfinanzministerium. Welche Erklärung wann fällig wird, zeigt der Steuerkalender; wie du sie ohne Steuerberater abgibst, steht unter Steuererklärung für Selbstständige.

Wer mit seinen Umsätzen unter den gesetzlichen Grenzen bleibt, fällt nach § 19 UStG unter die Kleinunternehmerregelung: keine Umsatzsteuer auf Rechnungen, dafür kein Vorsteuerabzug. Maßgeblich sind aktuell 25.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr (Stand 07/2026, Gesetzestext bei gesetze-im-internet.de). Die Entscheidung triffst du schon im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, siehe Steuernummer beantragen.

Über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den du nach § 138 AO innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit elektronisch ans Finanzamt übermittelst, über ELSTER oder eine Software mit ELSTER-Schnittstelle. Gewerbetreibende melden vorher das Gewerbe bei der Gemeinde an, Freiberufler wenden sich direkt ans Finanzamt. Schritt für Schritt erklärt: Steuernummer beantragen.

Freiberufler dürfen immer die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nutzen, unabhängig von der Höhe des Gewinns (§ 4 Abs. 3 EStG). Für Gewerbetreibende nennt § 141 AO zwei Schwellen: Buchführungspflicht mit Bilanz entsteht ab 800.000 € Umsatz im Kalenderjahr oder 80.000 € Gewinn im Wirtschaftsjahr. Es genügt, dass eine der beiden Grenzen überschritten wird. Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG bilanzieren immer, unabhängig von der Größe. Entscheidend für die Praxis: Die Pflicht beginnt nicht automatisch mit dem Überschreiten, sondern erst ab dem Wirtschaftsjahr, das auf die Mitteilung des Finanzamts folgt (§ 141 Abs. 2 AO). Ohne diesen Brief bleibt es bei der EÜR. Welche Programme EÜR und Bilanz beherrschen, zeigt der Buchhaltungssoftware-Vergleich. Gesetzestext: § 141 AO.

Du meldest die eingenommene Umsatzsteuer abzüglich der gezahlten Vorsteuer elektronisch über ELSTER. Wie oft, hängt allein von der Zahllast des Vorjahres ab (§ 18 Abs. 2 UStG): über 9.000 € monatlich, darunter vierteljährlich. Bleibt die Steuer des Vorjahres unter 2.000 €, kann das Finanzamt dich ganz von der Voranmeldung befreien, dann genügt die Jahreserklärung. Die Frist ist knapp: zehn Tage nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, für das erste Quartal also der 10. April. Wer regelmäßig knapp dran ist, beantragt die Dauerfristverlängerung und gewinnt einen Monat. Monatszahler leisten dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Summe ihrer Vorauszahlungen des Vorjahres (§ 47 UStDV), die mit der letzten Voranmeldung des Jahres verrechnet wird; für Vierteljahreszahler entfällt sie. Die Meldung selbst nimmt dir eine Buchhaltungssoftware oder das Steuerbüro ab. Gesetzestext: § 18 UStG.

§ 147 Abs. 3 AO unterscheidet drei Fristen: zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege (Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen) und sechs Jahre für sonstige Unterlagen wie Geschäftsbriefe. Die acht Jahre für Buchungsbelege sind neu: Bis Ende 2024 galten auch hier zehn Jahre, das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist verkürzt. Viele Ratgeber im Netz nennen deshalb noch den alten Wert. Wichtig ist außerdem der Fristbeginn: Sie läuft erst ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO), eine Rechnung von März 2026 ist also bis Ende 2034 aufzubewahren. Digitale Archivierung ist zulässig, muss aber den GoBD genügen (unveränderbar, nachvollziehbar, maschinell auswertbar): Das übernehmen die Programme im Buchhaltungssoftware-Vergleich. Gesetzestext: § 147 AO.

Ja, aber Banken prüfen strenger als bei Angestellten: üblich sind zwei bis drei Steuerbescheide, aktuelle BWA oder EÜR und Kontoauszüge. Je länger die Selbstständigkeit besteht und je stabiler die Zahlen, desto besser die Konditionen. Worauf es ankommt, zeigt unser Ratgeber Kredit für Selbstständige.

Staatliche Förderbanken vergeben zinsgünstige Kredite für Gründung, Wachstum und Investitionen; zentral ist die KfW (z. B. Gründerkredite), dazu kommen die Förderbanken der Bundesländer. Beantragt wird meist über die Hausbank, nicht direkt bei der Förderbank. Für den Fall, dass es schneller gehen muss oder die Hausbank ablehnt, vergleichen wir freie Anbieter unter Firmenkredit für Selbstständige.

Nein, wenn er richtig gemacht wird: Eine „Konditionsanfrage" ist Schufa-neutral und liefert trotzdem verbindliche Zinsangebote. Nur eine echte „Kreditanfrage" kann den Score kurzfristig beeinflussen. Seriöse Vergleichsrechner nutzen automatisch die Konditionsanfrage. Welche Anbieter die Schufa-neutrale Anfrage ausdrücklich zusichern, steht unter Kredit für Selbstständige.

Der Kontokorrentrahmen auf dem Geschäftskonto ist für kurzfristige Liquiditätslücken gedacht: flexibel, aber teuer. Planbare Anschaffungen finanzierst du günstiger über einen Ratenkredit mit festem Zins und fester Laufzeit. Faustregel: Dispo nur für Wochen, nicht für Monate. Was der Kontokorrentrahmen deines Kontos kostet, steht im Geschäftskonto-Vergleich, planbare Finanzierungen unter Firmenkredit.

Für alle gilt die Krankenversicherungspflicht, gesetzlich oder privat. Der Punkt, den viele übersehen, ist die Rentenversicherungspflicht: § 2 SGB VI führt neun Gruppen auf, die trotz Selbstständigkeit einzahlen müssen. Dazu zählen Handwerker mit Eintrag in der Handwerksrolle, Lehrer und Erzieher sowie Pflegepersonen (jeweils, solange sie keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigen), Hebammen, Künstler und Publizisten über die Künstlersozialkasse, dazu Hausgewerbetreibende, Seelotsen und Küstenschiffer. Eigenständig davon gilt Nummer 9: wer auf Dauer im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber arbeitet und keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigt, ist ebenfalls pflichtversichert, unabhängig von der Branche. Berufsspezifisch kommen Kammer-Pflichtversicherungen dazu, etwa die Berufshaftpflicht für Ärzte, Anwälte, Steuerberater und Architekten. Alles Weitere ist freiwillig, aber teils dringend ratsam: siehe Absicherungs-Check. Gesetzestext: § 2 SGB VI.

Selbstständige können frei wählen. Die GKV rechnet Beiträge nach dem Einkommen ab, die PKV nach Alter, Gesundheit und Tarif: anfangs oft günstiger, im Alter tendenziell teurer, ein Rückweg in die GKV ist nur eingeschränkt möglich. Die Abwägung im Detail: Krankenversicherung für Selbstständige.

Für Selbstständige besonders wichtig, weil kein Arbeitgeber und kaum ein gesetzliches Netz einspringt, wenn die Arbeitskraft ausfällt. Je früher der Abschluss, desto günstiger der Beitrag. Mehr dazu im Ratgeber Berufsunfähigkeitsversicherung.

Personen-, Sach- und daraus folgende Vermögensschäden, die du oder deine Mitarbeiter Dritten zufügen, vom umgestoßenen Kundenlaptop bis zum Wasserschaden beim Auftraggeber. Für viele Auftraggeber ist sie Voraussetzung für die Zusammenarbeit. Überblick: Firmenversicherungen.

Ein Firmen-Rechtsschutz übernimmt Anwalts- und Gerichtskosten bei Streitigkeiten mit Kunden, Lieferanten, Mietern oder Mitarbeitern. Wichtig: Wartezeiten beachten und prüfen, welche Bausteine (Vertrags-, Arbeits-, Steuer-Rechtsschutz) enthalten sind. Wartezeiten sind vertraglich, nicht gesetzlich: Telefonberatung, Steuertelefon, Mediation und Musterverträge stehen bei manchen Anbietern sofort zur Verfügung, die klassischen Leistungen erst nach mehreren Monaten. Details und Beiträge ab 43 € im Monat: Rechtsschutz für Selbstständige.

Bestimmte Gruppen sind pflichtversichert, etwa Handwerker in zulassungspflichtigen Gewerken, Lehrer, Erzieher, Künstler und Publizisten (über die Künstlersozialkasse) sowie Selbstständige mit nur einem Auftraggeber. Alle anderen können freiwillig einzahlen. Verbindliche Auskunft gibt die Deutsche Rentenversicherung. Was das für deine Vorsorge bedeutet, ordnet der Ratgeber Altersvorsorge für Selbstständige ein.

Meist als Mix: Basisrente („Rürup") mit Steuervorteil in der Ansparphase, private Vorsorge über ETF-Sparpläne oder Immobilien, gegebenenfalls freiwillige Beiträge in die gesetzliche Rente. Was zu welchem Einkommen passt, sortiert unser Ratgeber Altersvorsorge für Selbstständige.

Sinnvoll ist, drei Töpfe getrennt zu denken. Der erste ist keine Empfehlung, sondern Pflicht: die Steuerrücklage. Einkommensteuer, gegebenenfalls Gewerbesteuer und die Umsatzsteuer, die dir nie gehört hat, kommen zeitversetzt als Forderung zurück. Die verbreitete Faustzahl von 30 bis 40 % des Gewinns meint dabei meist Steuern und Krankenversicherung zusammen; die reine Steuerquote liegt bei kleinen Gewinnen deutlich darunter und steigt mit dem Gewinn. Was bei dir herauskommt, rechnet der Rücklagen-Rechner oben aus. So oder so gehört das Geld auf ein separates Konto und nicht in die Liquiditätsplanung. Was von deinem Umsatz realistisch übrig bleibt, rechnet dir der Netto-Rechner für Selbstständige aus. Der zweite Topf ist die Liquiditätsreserve für den Betrieb, üblich sind drei bis sechs Monatsausgaben als Puffer gegen Zahlungsausfälle; wie schnell eine verspätete Zahlung das Konto kippt, zeigt der Liquiditäts-Stresstest. Erst danach kommt der dritte Topf, die Altersvorsorge, für die 10 bis 20 % des Gewinns als Orientierung gelten. Wichtiger als die perfekte Quote ist der frühe, regelmäßige Start: siehe Altersvorsorge für Selbstständige.

Oft weniger als gedacht. Das gesetzliche Sterbegeld der Krankenkassen wurde zum 1.1.2004 gestrichen, und eine Witwen- oder Witwerrente setzt voraus, dass der Verstorbene die allgemeine Wartezeit von fünf Jahren in der gesetzlichen Rentenversicherung erfüllt hat (§ 46 i. V. m. § 50 Abs. 1 SGB VI). Die Beerdigungskosten trägt nach § 1968 BGB der Erbe. Nur bei Tod infolge eines Arbeitsunfalls zahlt die Berufsgenossenschaft ein Sterbegeld (§ 64 SGB VII). Was das bedeutet und welche Vorsorge sich rechnet, steht im Ratgeber Sterbegeldversicherung für Selbstständige.

Ja, über die Weiterversicherung auf Antrag nach § 28a SGB III. Drei Voraussetzungen müssen zusammenkommen: Die selbstständige Tätigkeit umfasst mindestens 15 Stunden pro Woche, du warst in den letzten 30 Monaten mindestens zwölf Monate versicherungspflichtig beschäftigt (oder hast unmittelbar davor eine Entgeltersatzleistung wie Arbeitslosengeld bezogen), und der Antrag geht spätestens drei Monate nach Aufnahme der Tätigkeit bei der Agentur für Arbeit ein. Diese Frist ist der kritische Punkt: Sie lässt sich nicht nachholen, wer sie verstreichen lässt, kommt später nicht mehr hinein. Beitragshöhe und Antragsformular: Bundesagentur für Arbeit. Sie ersetzt allerdings keine Berufsunfähigkeitsabsicherung, den Unterschied erklärt Berufsunfähigkeitsversicherung; welche Risiken bei dir zuerst dran sind, sortiert der Absicherungs-Check. Gesetzestext: § 28a SGB III.